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Los jefes o gerentes de departamentos tienen a su disposición alguien que facilita sus actividades, sobre todo en cuestiones administrativas. ¿Qué es asistente administrativo? ¿Cuáles son sus funciones? ¿Qué tipo de asistentes hay? son solo algunas de las interrogantes que abordaremos el día de hoy en el desarrollo del siguiente artículo.
Las funciones de un director, gerente o jefe están contempladas entre la toma de grandes decisiones, la aprobación de proyectos, elaboración de planes, resolución de problemas, entre otras funciones más, por ello, les resulta muy complicado realizar actividades administrativas básicas de una oficina.
¿Qué es asistente administrativo? es aquella persona destinada a ejecutar actividades de apoyo ante un jefe directo, estas actividades son de carácter administrativo, aunque a veces llegan a abarcan un poco más que eso, sobre todo dependiendo del área en el que se desarrolle.
Entonces, debido a la importancia de las funciones que cumplen estas personas, entran en el organigrama corporativo y se relacionan directamente con el equipo directivo. La persona que se desenvuelve en este cargo está presente en asuntos importantes y reuniones cotidianas, por lo que es esencial ser especialista en la prudencia y la discreción con respecto a temas privados. ¿Quieres conocer más sobre lo qué es un asistente administrativo y sus funciones? Sigue leyendo.
La repuesta es muy sencilla, dependiendo del área o departamento al que pertenezca, el asistente ejecutará funciones inherentes a él, es decir, será el ayudante de su patrono en lo que corresponda al logro de sus objetivos sin importar la razón de su gestión.
Si estas interesado en especializarte y encontrar empleo en alguna organización o empresa como asistente, es necesario que te prepares con programas de office.
Como mencionamos anteriormente, un asistente es el encargado de ejecutar varias funciones importantes dentro de una empresa y, es gracias a estas tareas que muchas partes importantes de la misma logran funcionar correctamente. Veamos cuáles son estas funciones y conoce más sobre lo qué es asistente administrativo:
La primera función con la que debe cumplir un asistente administrativo es de la de gestionar los documentos importantes de la empresa, generalmente esta tarea va de la mano con el almacenamiento, organización y la administración de archivos, sin embargo, encontramos que en algunas ocasiones es necesario que los asistentes administrativos se encarguen de redactar, corregir o de editar dichos documentos.
Por ejemplo, en aquellas oficinas encargadas de asuntos legales es probable que el asistente administrativo deba tomar dictado o registrar todo lo acordado en una reunión, para esto es necesario que esté relacionado a la terminología y a los distintos procedimientos legales.
Los asistentes administrativos también deben encargarse de gestionar o planificar todos los eventos que deban realizarse o que tengan relación con la oficina, la dificultad de esta tarea va a depender de la magnitud de la empresa en la que se trabaje.
Estos eventos pueden ser variados, desde juntas de trabajo, almuerzos de negocios o congresos y fiestas empresariales de gran tamaño e importancia, sea cual sea el caso, un asistente administrativo debe ocuparse de gestionar los aspectos que se relacionen a dichos eventos.
Esta es una de las tareas más comunes de las que un asistente administrativo debe encargarse y se entrelaza directamente a la proporción de la empresa en la que desempeñe su cargo, por ejemplo, en empresas pequeñas que deban encargarse de atender de forma directa a todos los clientes, el asistente administrativo deberá hacerlo.
En empresas más grandes, un asistente administrativo deberá cumplir con la tarea de recibir y atender a socios o grandes proveedores, orientándolos en el cumplimiento de la agenda o en las reuniones con gerencia. ¿Ya sabes qué es asistente administrativo?.
En esta función encontramos que un asistente administrativo es el encargado de controlar los datos personales de todos los empleados de una empresa, esto debido a que en el caso de que se necesite dicha información, el asistente podrás facilitarla con rapidez.
Para conocer más sobre lo qué es asistente administrativo tenemos que deben monitorear y registrar los gastos que se producen dentro de la empresa, estas tareas pueden ser sencillas e incluso se pueden registrar en hojas de cálculos para mayor comodidad.
También encontramos que, en algunos casos, las empresas le piden al asistente administrativo que tenga la capacidad de desarrollar tareas más complejas, como, por ejemplo, presentar informes contables a la gerencia en reuniones importantes con socios e inversionistas.
A los asistentes también se les puede llamar Auxiliar, así un Asistente Administrativo puede ser llamado un Auxiliar Administrativo. Encontrarás así, en el campo laboral diversas posibilidades de acceso a empresas públicas o privadas.
Si ya sabes qué es un asistente administrativo y estás decidido a incursionar en este mundo debes conocer cuál es el perfil profesional de los mismos:
Las tareas de un asistente administrativo son básicamente de asistencia y acompañamiento de las actividades normales que realiza una empresa a diario, es por esto, que son una parte fundamental para correcto funcionamiento de la misma.
Estas actividades pueden variar de acuerdo al área de negocio en el que la empresa se desenvuelva, por ejemplo, en aquellas oficinas de estudios especializados en el área legal, los asistentes administrativos deben cumplir con actividades específicas relacionadas a este rubro. Sin embargo, encontramos algunas tareas comunes que deben realizarse en todas las áreas y que se relacionan más que todo con la distribución y administración de la información dentro de las oficinas, podemos encontrar la gestión de documentos y de archivos o la organización de eventos.
En ocasiones, estás tareas pueden ser mucho más amplias ya que, en ocasiones, los asistentes administrativos deben ocuparse también de procesar información contable e incluso, deben encargarse del funcionamiento de los recursos tecnológicos de una empresa.
El mundo de los negocios es tan complicado y surgen tantos imprevistos que a veces resulta imposible cumplir al pie de la letra todas estas labores gracias a los imprevistos de último momento, es por eso que un asistente administrativo debe estar acostumbrado a trabajar bajo presión y a resolver todo tipo de situaciones que puedan cambiar de un minuto a otro. Ahora bien, a continuación, vamos a brindarte información sobre cómo puedes capacitarte para ser asistente. ¿Ya descubriste que es asistente administrativo?
En internet encontrarás diferentes alternativas educativas que permitirán que puedas desarrollarte profesionalmente en el área que desees. La Escuela de Negocios Euroinnova, es una reconocida institución que ofrece una gran variedad de cursos, master, postgrados y especializaciones. Además, en su página web encontrarás más información sobre lo qué es asistente administrativo.
En el área de asistencia, puedes capacitarte como Asistente de Despachos y Oficinas y realizar actividades administrativas con agilidad y destreza. Los conocimientos adquiridos en los cursos ofrecidos por Euroinnova, son de la mayor calidad y con las mejores tecnologías de estudio.
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